Gestionar correctamente los gastos corporativos es un paso clave para mejorar el rendimiento y la salud financiera de una empresa. Estos gastos provienen de diversas acciones, demandas y tareas comerciales que se realizan diariamente. Sin embargo, es necesario señalar que una de las actividades que genera más gastos para una organización son los viajes corporativos.
Esto se debe a que implican costos más grandes, como es la compra de boletos de avión, el transporte terrestre y los costos relacionados con el alojamiento de los empleados, por ejemplo el hospedaje en un hotel.
Además, al tratarse de gastos más complejos, es posible que el equipo de finanzas de tu empresa se complique a la hora de gestionarlos, generando posibles errores durante el proceso de reembolso y/o anticipo de recursos.
La importancia de la gestión para los viajes corporativos
La gestión de viajes corporativos es de suma relevancia, tanto para la empresa como para el empleado que viaja por trabajo.
Primero, hay que comprender los problemas que rodean a estos viajes corporativos. Después de todo, la mayoría de las empresas todavía no entienden cómo la gestión puede generar daños o beneficios.
Las empresas más grandes pueden contar con un área específica o un profesional enfocado en la gestión del proceso de viajes corporativos. Otros, utilizan el apoyo del área de compras o del área de finanzas. De todos modos, todos son susceptibles de errores si no tienen una gestión centralizada.
Muchas corporaciones todavía no utilizan ningún tipo de herramienta o sistema para ayudar en la gestión de viajes. Mucho menos contratar una empresa especializada en esta gestión.
Pero lo que no saben estas empresas es que este tipo de gestión, cuando se hace correctamente, es capaz de reducir los costos de manera significativa.
Supongamos que un colaborador está en un viaje de negocios y tiene un imprevisto, pero no puede utilizar su tarjeta de crédito personal para pagar el transporte y/o la alimentación, ¿cómo puede solucionarlo?
Confiar en una solución de gasto, como una tarjeta de crédito corporativa, puede ayudar en estas situaciones, ya que para la empresa es fácil controlar y monitorear los gastos, para darles un seguimiento en tiempo real y generar informes del uso.
¿Qué beneficios obtiene tu empresa al gestionar los viajes corporativos?
Fazer a gestão de viagens corporativas garante muitos benefícios para o seu negócio, como:
- La gestión de viajes corporativos garantiza muchos beneficios para su negocio, tales como:
- Reducción de costos: seguramente uno de los puntos principales de una correcta gestión es la reducción de costos. Esto significa que adoptar una buena gestión puede reducir en gran medida todos los gastos que el proceso que un viaje conlleva
- Agilidad y optimización de procesos: con las herramientas adecuadas, podrás optimizar todo el proceso de un viaje, ahorrando tiempo y costos. Una buena gestión ayudará a organizar toda la información relevante, facilitando el acceso a los gastos a todas las personas involucradas
- Resolución de trámites burocráticos: todos los trámites burocráticos que involucran el reembolso de los gastos de los empleados pueden causar inconvenientes y algunos problemas, perjudicando el desempeño del equipo de finanzas o hasta de la empresa. La gestión desarrolla habilidades y destrezas para que el colaborador actúe y resuelva los problemas con mucha rapidez, ya que podrá organizarse y reducir los inconvenientes mediante la adopción de aplicaciones y técnicas disponibles en el mercado.
Con Clara, gestionar los viajes corporativos es sencillo
Las tarjetas de crédito corporativas de Clara y la plataforma de control de gastos, están diseñadas para ayudar a administrar los costos de cada viaje.
Con ellos, los empleados no necesitarán preocuparse por guardar las facturas y hacer el informe de gastos, además que garantizan una mayor autonomía para realizar las tareas comerciales, lo que sin duda influye en la productividad de todo el equipo.
Comprendamos mejor el funcionamiento y las ventajas de los servicios prestados por Clara:
Las tarjetas de crédito corporativas de Clara son perfectas para que tú y tus empleados viajen por trabajo con extrema tranquilidad y seguridad. Se pueden utilizar para pagar todos y cada uno de los gastos, como boletos, alojamiento, comida y transporte terrestre.
Lo mejor es que, en Clara, puedes emitir tantas tarjetas como quieras, ya sean físicas o virtuales, totalmente gratis. Por lo tanto, es posible proporcionar tarjetas a todos los empleados que las necesiten.
Incluso puede ser que un mismo empleado disponga de dos tarjetas distintas, una para gastos más sencillos y otra para viajes de empresa, con límites distintos y específicos para cada una de las actividades.
Otras ventajas de tener nuestras tarjetas empresariales son:
- Servicio en línea, exclusivo y personalizado
- Sin cuota anual o cualquier otra tarifa adicional
- Son las tarjetas con mayor aceptación
También es importante tener en cuenta que, esta herramienta brinda más autonomía a todo tu equipo para trabajar. Se diferencia de procedimientos como el anticipo de fondos y el reembolso corporativo, donde el empleado depende totalmente de las finanzas de la empresa.
Con las tarjetas de crédito empresariales de Clara, es posible pagar todos los gastos necesarios para un viaje de negocios, sin que el empleado se preocupe por gastar dinero personal o tener suficiente capital disponible para pagar algún inconveniente.
¡Básicamente, las tarjetas Clara te brindan libertad y diversas posibilidades a tu empresa!
Plataforma de gestión de gastos de viajes corporativos
La plataforma de gestión de gastos empresariales se integra con las tarjetas Clara, consiste en una plataforma de gestión financiera SaaS, disponible en la nube, por lo que no necesita descargarse para su uso y facilita la gestión de todos los viajes corporativos de su negocio.
Básicamente, toda la información de una compra realizada con alguna tarjeta Clara, se automatiza directamente en la aplicación. De esta forma, siempre que un empleado utilice la tarjeta Clara en un viaje de empresa, se almacenarán los datos relativos a la transacción.
Esta centralización permite que tú y el sector financiero de tu empresa pueda tener una visión amplia de todos los gastos derivados de los viajes, facilitando la identificación de errores de procedimiento o fraudes.
Otro punto importante es la accesibilidad de la aplicación. Puedes acceder a la Plataforma SaaS de Clara cuando quieras y desde cualquier parte del mundo. Para ello, solo necesitas un dispositivo inteligente conectado a internet, como un celular o una notebook, sin necesidad de descargarla.
En este contexto, también podemos señalar el tema de las actualizaciones, que ya no son una preocupación para su departamento de TI, porque el propio proveedor de servicios se encarga de ellas, permitiéndote tener siempre en tus manos la versión más reciente y actualizada de la plataforma.
Por último, hay que destacar la facilidad de uso, ya que su interfaz es bastante sencilla y se puede personalizar según las necesidades de tu empresa sin mayores complicaciones. De esta forma, podrás aumentar o disminuir el límite de crédito de tus empleados desde donde estés, cuando lo necesites y con extrema facilidad.
Todos estos temas facilitan la organización de sus finanzas corporativas, lo que influye directamente en el cumplimiento de su negocio.
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