Llevar un buen control de gastos es todo un desafío para quienes llevan la contabilidad de una empresa. Debe ser preciso para así cumplir con todo lo necesario respecto a pagos de impuestos y esencial para entender el estado de salud del negocio.
Por ejemplo, de acuerdo a una investigación realizada por SAP Concur, el mal manejo de gastos en las Pymes puede representar una pérdida de hasta un millón de pesos anuales, en el concepto de viajes, ya que estos pueden salir de presupuesto o incluir errores en los informes presentados.
Esta enorme cantidad de dinero puede comprometer la salud de cualquier empresa y poner en riesgo su rentabilidad. Por esta y otras razones es indispensable que las compañías cuenten con un buen sistema para el control de sus gastos. Incluso, si este puede ser en tiempo real sería mucho mejor.
¿Y cómo puedo tener un buen control de los gastos de mi empresa?
1. Debes hacer un análisis sobre los gastos que hay en tu empresa, identificarlos y separar aquellos necesarios de los extras. Algunos de estos gastos innecesarios pueden estar relacionados con viajes, pago de facturas desmedidas, comidas, estacionamiento, caja chica, regalos y hasta sorteos. Si no quieres quitar de raíz todos estos conceptos, siempre puedes buscar alternativas de proveedores que sean menos costosos.
2. Si quieres hacer un recorte de gastos más profundo puedes optar por convertir algunos gastos fijos en variables. Por ejemplo, subcontratar servicios que no uses de forma diaria como mantenimiento a cierto equipo o bien, contratar personal de forma temporal o por proyectos.
3. Conocer los pagos periódicos y puntuales para así tener un presupuesto más estructurado sobre tus gastos para el período. Hay pagos de algunos servicios que se realizan de forma trimestral o bimestral, mientras que otros como la nómina son de forma constante. Identificar la periodicidad de cada concepto necesario te ayudará a tener un flujo de efectivo acorde a tus necesidades y posibilidades.
4. Designar una cantidad para gastos inesperados durante un período. Aquí se pueden incluir los pagos de todo aquello que no tienes forma de presupuestar o que no contemplaste que sucediera. Algunos ejemplos pueden ser el pago de gastos relacionados a un accidente, impuestos extras, etc.
¿Cómo puedo organizar mejor mis gastos?
Tradicionalmente las empresas utilizan grandes y complicadas hojas de cálculo de Excel o programas de contabilidad poco amigables para llevar el registro de sus gastos. Y aunque estas herramientas cumplen con su objetivo, normalmente vienen acompañadas de varios dolores de cabeza para quien las usa. Además de que están limitadas a que el responsable de ellas sea una persona con conocimientos en estos programas o en contabilidad. En pleno 2021 y con todas las nuevas plataformas que hay en el mercado para darle una mejor solución a problemas existentes es difícil creer que está situación siga así.
Con Clara este problema llega a su fin. Además de ser una tarjeta de crédito empresarial, también cuenta con una plataforma que te ayuda a llevar el registro de los gastos de tu organización en tiempo real. Cada que alguien de tu equipo utilice una tarjeta de crédito, el concepto se verá reflejado de forma automática y al momento en la plataforma. Esto es una gran ayuda para cuando se realice el cierre de mes y para identificar los gastos realizados por los diferentes equipos.
Además, si necesita dinero extra en una emergencia, siempre puede usar su tarjeta de crédito Clara, donde puede ajustar su límite de crédito. Entonces, no importa si es un imprevisto, un pago extra a proveedores o cualquier otro concepto con tu tarjeta de crédito Clara Business lo puedes manejar.
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