¿Sabes cómo elegir a tu aliado en gestión de gastos?

La gestión de los gastos es una preocupación clave para todas las empresas y es difícil de llevar a cabo con procesos manuales, recibos en papel y notas escritas a mano. Al elegir una solución digital para simplificar el proceso y mantener el control de tus gastos, podrás sin duda reducir errores, darle libertad a tu equipo y distribuir reembolsos más rápidamente. Pero, ¿tienes claro lo que debes identificar que tenga tu nuevo aliado? 

Casi todas las soluciones se asegurarán de que te lleguen estados de cuenta, en los cuales tus ojos corren rápidamente a revisar las transacciones registradas. Sin embargo, pocos son los que vienen acompañados de un timbrado y deberías elegir a un aliado que te los entregue así. El timbrado, también conocido como Autorización de Documentos Fiscales Digitales, es el sello que certifica y da legalidad a los documentos que muestran operaciones económicas en México. Que tu estado de cuenta lleve uno, significa que podría ser un Comprobantes Fiscal Digitales por Internet (CFDI) y podría resultarte útil al momento de declarar impuestos y operaciones ante el SAT.

El mercado mexicano cada vez ofrece más opciones que parecen llamativas y que cuentan con historias de éxito fuera del país, sin embargo debes fijarte que tu aliado en gestión cuente con una operación y estrategia tecnológica en el país. Si bien se puede contar con tecnologías extranjeras, es importante que el equipo que te respalde entienda a profundidad el mercado mexicano y que las líneas de pago cumplan con la regulación mexicana, más allá de la extranjera. Otro punto a favor de una operación mexicana, es que también se fije que aunque tus pagos sean fuera de México, tengas la posibilidad de facturar localmente.

Es fácil encontrar un aliado que a simple vista cumpla con lo que necesitas: procesos rápidos, software amigable y atención rápida. Sin embargo, este punto es quizá de los más importantes: antes de cerrar un trato, pregunta o investiga si sus procesos y la organización siguen la regulación aplicable en México, esto para que tú no tengas problemas legales. Algunas regulaciones importantes a revisar son la de Protección al Consumidor, la Ley Antilavado y la de Protección de Datos Personales. Un buen tip para identificarlo, es si en su sitio web tienen la información disponible. Por ejemplo, en el sitio de Clara puedes ir a la barra que está abajo y encontrar que seguimos estas tres regulaciones.

Estás a punto de compartir la información más sensible de tu empresa con un tercero, por ello asegúrate de que sean lo más transparentes posibles contigo y que te indiquen los protocolos de seguridad de la información con los que cuentan, para que te sientas más seguro y que esta solución verdaderamente te ayude a eficientar procesos y no a tener más problemas.

Estos cuatro son los puntos principales bajo los cuales te recomendamos elegir a tu aliado en gestión de gastos corporativos, para que sigas creciendo sin sorpresas. En Clara puedes estar seguro que tú serás siempre nuestra prioridad y que contamos con lo que necesitas para hacer tu vida empresarial más sencilla.