Conocer los gastos de una pequeña o mediana empresa es fundamental para mantener una gestión financiera saludable, tomar decisiones acertadas y asegurar su rentabilidad y sostenibilidad.
Sin embargo, los costos van a variar de acuerdo con el sector al que pertenezca el negocio, su tamaño y otros factores. Por ello, los principales gastos de una pyme tienen que ver con las erogaciones necesarias para llevar a cabo la producción de la misma.
Para Corporate Finance Institute, un gasto es el tipo de desembolso que fluye a través del estado de resultados y se deduce de las entradas para llegar al ingreso neto.
Clasificación de los gastos de una empresa
Al ser los gastos necesarios para el funcionamiento de una empresa, administrarlos de forma efectiva repercutirá de manera positiva en su rentabilidad. Las erogaciones más comunes que suelen tener las pymes de acuerdo con los ingresos son:
Costos fijos: Son los gastos que tiene una organización sin importar el volumen de producción, ya que no puede prescindir de estos.
- Renta de un local
- Nómina
- Servicios
- Deudas
Costos variables: Dependen del nivel de producción, por lo que sufren variaciones de acuerdo al nivel de actividad de la pyme; si esta aumenta, igual el costo; si disminuye, también, el costo.
- Materia prima
- Gastos de distribución
- Impuestos
- Comisiones sobre ventas
Costos ocultos: Se trata de las erogaciones dentro de la producción que no se identifican con facilidad o que suelen pasar desapercibidas. Para que no afecten al flujo de efectivo de la empresa, se deben de tener en cuenta los siguientes puntos.
- Fallas dentro de la producción
- Evitar la elaboración productos con una calidad más alta de la necesaria
- Prevenir el uso de un medio de transporte que no vaya de acuerdo a la producción
Para tener el control de las salidas de dinero es bueno equipar a la empresa con herramientas financieras, como una plataforma de control de gastos corporativos que permita identificar cada movimiento. Es sin duda una excelente manera de llevar el registro de los costos.
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De igual manera pueden clasificarse de acuerdo con su naturaleza, es decir, si son gastos operativos, de depreciación de activos fijos o impuestos. También según su periodo de pago, que pueden ser aquellos que se pagan en el corto plazo, como los salarios y los servicios públicos, o los gastos diferidos, que se pagan en el largo plazo.
Tipos de gastos de una empresa
Si bien los tipos de gastos de una pyme pueden variar según el sector en el que se encuentre, algunos de los más comunes incluyen:
- Salarios y beneficios para los empleados: Este es uno de los mayores gastos, ya que los empleados son un recurso valioso y es importante remunerarlos adecuadamente para retener el talento y mantener la productividad.
- Alquiler o arrendamiento: Si la compañía tiene un espacio de trabajo, es probable que deba pagar alquiler o arrendamiento. Que puede ser una oficina, un taller, un almacén o una tienda.
- Servicios: La empresa deberá pagar por el uso de servicios públicos, como electricidad, agua, gas y otros servicios. También puede haber gastos relacionados con suministros y materiales necesarios para producir los bienes o servicios de la empresa.
- Costos de marketing y publicidad: Para atraer nuevos clientes y promocionar su negocio, es posible que la empresa deba invertir en publicidad y marketing. Esto puede incluir publicidad digital, en revistas o en medios offline.
- Gastos de equipo y tecnología: La empresa puede necesitar comprar o alquilar equipo y tecnología, como computadoras, software, maquinaria y herramientas para realizar su trabajo.
- Impuestos: Todo negocio debe pagar impuestos. Esto puede incluir impuestos sobre las ventas, el ingreso y las nóminas, entre otros.
- Gastos de seguro: La empresa puede necesitar adquirir seguros para protegerse contra riesgos como lesiones en el lugar de trabajo, daños a la propiedad, robo y otros problemas.
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Consejos para el seguimiento de los gastos de tu pyme
Con la finalidad de poder incrementar las ganancias de una empresa, se deben conocer con precisión las erogaciones. Para hacerlo más fácil y eficiente, estos son algunos consejos que pueden ayudarte a realizar un seguimiento de los gastos comerciales de manera efectiva:
- Configura una cuenta empresarial. Abre una cuenta comercial y asegúrate de que todos tus ingresos y gastos relacionados con el negocio se realicen a través de esa cuenta.
- Archiva tus registros. Documenta todos los gastos comerciales con recibos y facturas para establecer un registro claro en caso de que las autoridades lo soliciten.
- Revisa tus gastos con regularidad. Es importante para identificar áreas en las que puedes reducir los costos operativos y ahorrar dinero, detectar deducciones de impuestos para reducir la obligación tributaria de tu empresa y tomar decisiones más informadas sobre cómo hacer crecer tu negocio.
- Aprovecha la digitalización. Con una plataforma de administración de gastost endrás toda tu información en una sola fuente de inteligencia de datos, brindándote mayor control de los movimientos y el análisis en tiempo real.
Al seguir estos sencillos pasos, los dueños de negocios siempre sabrán a dónde va el dinero de su pequeña o mediana empresa, ayudándolos a tomar mejores decisiones.