Os custos de combustível são uma parte considerável do orçamento de muitas empresas, especialmente daquelas que dependem de frotas de veículos para suas operações.
De acordo com a Sitrack, no setor de transporte de carga, o combustível pode representar até 84% dos custos operacionais totais.
Quando se trata de controlar os custos de combustível, é fundamental ter as ferramentas certas. Um cartão combustível dedicado para isso não apenas simplifica os pagamentos, mas também permite que você mantenha um melhor controle do consumo e otimize os custos sem complicações.
Escolher a opção certa pode fazer toda a diferença na gestão financeira da sua empresa. Neste artigo, explicamos o que é um cartão combustível, os benefícios que ele oferece e como compará-los para encontrar o melhor para sua empresa.
O que é um cartão combustível e como ele funciona?
O cartão combustível é muito mais do que apenas um método de pagamento: é uma ferramenta estratégica para dar à sua empresa controle total sobre os gastos com mobilidade. Com ele, você pode monitorar o consumo, estabelecer limites e, de quebra, aproveitar benefícios como descontos exclusivos e faturamento simplificado.
Diferente de um cartão de crédito comum, um cartão combustível é projetado com as necessidades das empresas em mente. Ele não apenas permite que você pague pelo combustível, mas alguns também oferecem relatórios detalhados, opções de restrição de uso e melhor otimização do seu orçamento de mobilidade.
Benefícios do uso de um cartão combustível
Gerenciar os custos de combustível sem uma estratégia é como tentar encher um tanque com uma peneira: o dinheiro vai embora e você nem percebe. Entre pagamentos dispersos, contas perdidas e reembolsos intermináveis, os custos podem sair do controle antes que você diga “quilômetros por litro”.
É aí que entra o cartão combustível - ele é o seu passe para o controle total de cada litro de gasolina consumido e cada real gasto.
1. Controle total sobre cada gota de combustível
Com um cartão combustível, cada abastecimento tem dono e é registrado e controlado em tempo real.
- Você pode ver quanto cada pessoa está gastando e se alguém está abusando do tanque.
- Identificar padrões de consumo e ajustar os orçamentos.
- Eliminar contas perdidas ou surpresas desagradáveis no final do mês.
2. Economias notáveis
Pagar menos pelo combustível não é um mito urbano, é uma estratégia, e um cartão combustível bem utilizado pode fazer toda a diferença, gerando:
- Descontos em postos de gasolina afiliados.
- Recompensas com cashback ou promoções exclusivas.
- Otimização de consumo, que pode significar uma economia significativa a longo prazo.
Cada litro conta, e cada real economizado é sentido no resultado final.
3. Faturamento sem precisar guardar recibos
Se a sua equipe ainda estiver coletando notinhas, é hora de evoluir.
- Com um cartão combustível, o faturamento é automatizado, sem papeladas desnecessárias.
- Ele se integra aos sistemas de contabilidade para que você não tenha que procurar ninguém para receber faturas pendentes.
4. Segurança em outro nível
Dinheiro físico e gasolina não são a melhor combinação, e depender de pagamentos manuais pode complicar o controle de gastos. Mas com um cartão combustível, tudo fica mais seguro e organizado.
- Não é necessário usar cartões pessoais para pagar e depois esperar por reembolsos. Toda compra é feita diretamente no cartão da empresa, sem complicações ou gastos fora de controle.
- É possível definir limites de gastos e restringir o uso para garantir que cada litro seja realmente usado para o fim a que se destina.
- Alguns cartões incluem seguro contra transações não autorizadas, protegendo seu orçamento de qualquer imprevisto.
5. Otimização para uma empresa mais eficiente
Não se trata apenas de pagar pela gasolina, mas de assumir o controle da mobilidade da sua empresa e fazer com que cada viagem conte.
- Alguns cartões são integrados ao software de gerenciamento de frota.
- Eles geram relatórios analíticos sobre o consumo e o desempenho.
- Ajudam a planejar rotas mais eficientes para reduzir custos.
O que você deve saber para escolher um cartão combustível para sua empresa
1. Cobertura de postos de abastecimento
Um cartão combustível deve oferecer acesso a uma ampla rede de postos de gasolina para evitar que os motoristas enfrentem complicações ao abastecer. Certifique-se de que a cobertura esteja alinhada com as rotas que sua empresa usa com mais frequência.
2. Custos e taxas ocultos
Antes de escolher um cartão, verifique se ele tem taxas de manutenção, custos de transação ou quaisquer outras cobranças adicionais que possam afetar as finanças da sua empresa. Transparência de custos significa melhor planejamento e controle de despesas.
3. Benefícios e descontos adicionais
Alguns cartões oferecem incentivos, como descontos em cada litro de combustível, programas de recompensas ou pontos que podem ser trocados por outros benefícios. Avalie qual promoção se adapta melhor às necessidades operacionais da sua empresa.
4. Controle e personalização
Para um gerenciamento eficiente, é ideal ter opções para estabelecer limites de gastos por motorista, definir restrições sobre o tipo de combustível que pode ser comprado ou limitar o uso do cartão a determinados dias e horários. Isso ajuda a evitar gastos desnecessários e melhorar o controle financeiro.
5. Integração com a contabilidade da empresa
Optar por um cartão que automatize o registro de transações e simplifique o faturamento pode poupar horas de trabalho da sua equipe administrativa. A integração perfeita com os sistemas de contabilidade facilita a conciliação de despesas e a geração de relatórios em tempo real.
6. Compatibilidade com sistemas de gerenciamento de frotas
Para empresas com várias unidades em circulação, ter um cartão que se conecta a plataformas de gerenciamento de frota permite o monitoramento em tempo real do consumo de combustível, detectando padrões de uso e melhorando a eficiência operacional.
7. Flexibilidade de pagamento e financiamento
O fluxo de caixa é a força vital de qualquer empresa, e a rigidez nos pagamentos pode se tornar um verdadeiro obstáculo financeiro. É nesse ponto que um cartão combustível faz toda a diferença. Com 37 dias para pagar, a sua empresa ganha um respiro para manter a liquidez sem comprometer outras áreas da empresa.
Tipos de cartões de combustível e suas características
Existem diferentes tipos de cartões de combustível, dependendo das necessidades de cada empresa. As principais são:
1. Cartões de combustível pré-pagos
Esses cartões funcionam como uma carteira eletrônica na qual a empresa carrega um saldo específico para os motoristas pagarem pelo combustível. São ideais para empresas que buscam um controle orçamentário rígido.
Vantagens:
- Controle total sobre os gastos.
- Eliminação dos riscos de gastos excessivos.
- Facilidade de recarga e administração.
Desvantagens:
- Pode precisar de recarga frequente.
- Não ajuda no fluxo de caixa ou liquidez.
2. Cartões de crédito para combustível
Funcionam como um cartão de crédito convencional, mas são projetados exclusivamente para o pagamento de combustível e serviços relacionados.
Vantagens:
- Maior flexibilidade financeira.
- Capacidade de acumular pontos ou receber descontos.
- Controle de gastos por meio de relatórios detalhados.
Desvantagens:
- Pode ter taxas de juros caso o pagamento da fatura atrase.
3. Cartões de combustível para empresas
Em vez de um tipo diferente de cartão, essa categoria se refere a cartões projetados para empresas com alto consumo de combustível, sejam cartões pré-pagos ou de crédito. O que os diferencia é que eles geralmente incluem ferramentas avançadas de gerenciamento de frota.
Vantagens:
- Integração com sistemas de contabilidade e gerenciamento de frota.
- Restrições configuráveis com base no uso do motorista.
- Relatórios detalhados em tempo real.
Desvantagens:
- Pode incluir custos de manutenção.
- Pode exigir um volume mínimo de consumo.
Como aproveitar ao máximo seu cartão combustível
Como você pode ver, um cartão combustível é muito mais do que apenas um método de pagamento: bem utilizado, ele pode ser uma ferramenta fundamental. Mas como ter certeza de que está realmente tirando o máximo proveito dele?
Aqui estão cinco estratégias fundamentais para aproveitar ao máximo seu cartão combustível:
1. Monitore o consumo como um especialista
Não basta ter um cartão combustível, você precisa de dados que te ajudem a tomar decisões melhores. Use ferramentas de análise para rastrear padrões de consumo, identificar ineficiências e detectar gastos incomuns. Com essas informações, você pode estabelecer estratégias para reduzir o desperdício e otimizar as viagens.
Os motoristas estão cobrando mais do que o normal e a eficiência do combustível está baixa? Ter visibilidade em tempo real permite que você corrija o curso antes que os custos disparem.
2. Treine os motoristas para que eles sejam parte da estratégia
Sua equipe é fundamental para otimizar o uso do cartão. O treinamento dos motoristas sobre o uso correto do cartão, as boas práticas de direção eficiente e a importância da economia de combustível podem fazer uma grande diferença.
Desde evitar acelerações bruscas até planejar rotas inteligentes, cada pequena ação conta. Um motorista informado não apenas economiza recursos da empresa, mas também prolonga a vida útil dos veículos.
3. Compare e combine as opções disponíveis
O que parece ser a melhor opção hoje pode estar obsoleto amanhã. Portanto, é aconselhável revisar de tempos em tempos as condições de seu cartão e compará-las com outras opções disponíveis.
Você ainda está recebendo os melhores descontos, as tarifas mudaram, há novas opções que oferecem melhores benefícios? Esteja sempre um passo à frente para ter certeza de que ainda está recebendo o cartão certo para você.
4. Aproveite os benefícios adicionais
Muitos cartões de combustível oferecem mais do que apenas um método de pagamento: descontos por volume, programas de recompensas ou até mesmo alianças estratégicas com oficinas e seguradoras.
Analisar e aproveitar esses benefícios pode representar uma economia considerável a longo prazo. Não perca as oportunidades de otimizar os custos e obter benefícios adicionais que fortaleçam a eficiência de sua operação.
5. Estabeleça regras claras desde o início
Para evitar despesas desnecessárias ou fraudes internas, é essencial definir uma política de uso do cartão combustível. Estabeleça limites de gastos, horários permitidos, postos de serviço autorizados e restrições sobre o tipo de combustível que pode ser comprado.
Um cartão sem regras claras pode se tornar um problema financeiro. Com diretrizes bem definidas, você garante que seu uso esteja alinhado com os objetivos da empresa e evita surpresas desagradáveis nos demonstrativos.
Escolher o cartão combustível certo não é apenas uma decisão financeira, é um movimento estratégico que pode se tornar uma ferramenta fundamental para manter seus custos sob controle, melhorar o gerenciamento de despesas e evitar vazamentos desnecessários de dinheiro.
Com tantas opções disponíveis, não se trata apenas de encontrar um cartão, mas de encontrar o melhor cartão combustível para a sua empresa. Você está procurando controle total sobre o seu orçamento, prefere flexibilidade nos pagamentos, está interessado em acessar benefícios como descontos exclusivos ou integração com sistemas de gerenciamento? Antes de escolher, analise o que realmente fará diferença em sua operação e qual opção te proporcionará maior eficiência no longo prazo.
Com as informações corretas e uma estratégia bem definida, nenhuma despesa sai do controle e nenhuma oportunidade de economia é desperdiçada.