Las tarjetas de crédito corporativas se han convertido en una solución común y eficiente para controlar los gastos en las empresas. Son una herramienta que puede ser muy útil, por ejemplo, para simplificar los gastos en un estado de cuenta centralizado.
Sin embargo, su uso inadecuado puede significar un gasto excesivo y puede generar problemas financieros para la empresa. Es por esto que resulta muy importante establecer controles adecuados para el uso de las tarjetas de crédito en tu compañía.
Antes de definir lo que debemos tener en cuenta para una correcta usabilidad de las tarjetas corporativas podemos empezar por precisar:
¿Para qué tener una tarjeta de crédito corporativa?
De acuerdo con un informe sobre la evolución del financiamiento de las empresas del Banco de México, las empresas encuentran muchas limitantes para usar créditos con la banca tradicional. Entre las más mencionadas están las altas tasas de interés, las condiciones de acceso a los créditos y la disposición de los bancos a otorgar créditos. Este panorama pone en evidencia la necesidad de considerar otras opciones cuando de gestión financiera se trata.
Las tarjetas de crédito se han convertido en una herramienta integral para el crecimiento y el éxito empresarial, ya que además de mantener el flujo de efectivo estable (usándola adecuadamente), ofrecen múltiples beneficios.
Entérate de algunas de las funcionalidades más llamativas de las tarjetas de crédito corporativas:
- Facilitan a la empresa el control de gastos y le muestran áreas de oportunidad en el control presupuestario al tener visibilidad fácil y detallada de los movimientos.
- Los empleadores tienen una gestión financiera centralizada.
- Permiten a los empleados realizar compras de manera rápida y sencilla (lo que además disminuye la complejidad de los procesos contables por comprobación de gastos).
- Minimizan significativamente el riesgo de incurrir en gastos innecesarios.
- Construyen y/o fortalecen el historial crediticio empresarial.
- Cuentan con protección de seguridad adicional que evita fraudes y hace que las transacciones sean seguras.
¿Cómo proteger las finanzas corporativas usando tarjetas de crédito empresariales?
Lee con detenimiento estos siete consejos para controlar el uso de las tarjetas corporativas:
1. Políticas de uso
Es importante que las empresas estipulen políticas claras de uso y limitaciones teniendo en cuenta las distintas tarjetas en uso, quiénes pueden usar cada una y para qué se pueden usar.
2. Implementar alertas y visibilidad completa de transacciones
El CFO o la persona encargada de dirigir el manejo financiero de la empresa debe tener completa visibilidad de las transacciones (preferiblemente en tiempo real) y debe asegurar la manera de que se le notifique sobre actividades sospechosas.
3. Revisar y aprobar los recibos y comprobantes de compra
Es importante revisar y aprobar los recibos y comprobantes de compra para asegurarse de que las transacciones realizadas con la tarjeta son legítimas y están dentro de los límites establecidos. Debe haber un proceso para que los empleados presenten los recibos y comprobantes de compra, y se debe tener un sistema para revisar y aprobar estos documentos.
4. Detectar comportamientos sospechosos y establecer medidas de seguridad
Las empresas deben estar atentas a cualquier comportamiento sospechoso relacionado con el uso de las tarjetas corporativas. Se deben crear medidas de seguridad para proteger la información relacionada con la tarjeta. Esto puede incluir el monitoreo de las transacciones realizadas y la implementación de medidas de seguridad adicionales, como la doble autenticación.
5. Establecer límites de gasto y anticipos de efectivo
Es aconsejable definir límites claros de gasto y anticipos de efectivo para evitar gastos excesivos y para proteger la información relacionada con la tarjeta.
6. Establecer auditorías periódicas
Realizar auditorías periódicas puede ser útil para revisar detalladamente los registros de transacciones y los estados de cuenta de las tarjetas corporativas. Estas revisiones te permitirán identificar posibles irregularidades o comportamientos inadecuados en el uso de las tarjetas.
7. Evaluación
Considera también evaluar con cierta frecuencia si las tarjetas aún cumplen con las necesidades de la empresa o requieres solicitar ciertas modificaciones. Las necesidades financieras de una empresa pueden cambiar con el tiempo, por lo que es recomendable revisar regularmente si las características y usabilidad de las tarjetas actuales siguen siendo adecuadas.
Además de estos tips principales, te recomendamos:
Educar a los colaboradores sobre el uso correcto de la tarjeta empresarial
Es fundamental que los empleados comprendan cómo utilizar responsablemente las tarjetas corporativas y conozcan la importancia de cumplir con las políticas de uso. Además, deben saber cómo mantener la seguridad de la información relacionada con la tarjeta.
Fomentar constantemente un ambiente de uso adecuado de las tarjetas es esencial para controlar los gastos. Considera alentar a los empleados a realizar compras conscientes y en línea con las necesidades de la empresa.
De igual manera es recomendable mantener una comunicación abierta y constante con los empleados. Es importante que se sientan cómodos para reportar cualquier irregularidad o sospecha que puedan tener en relación con el uso de las tarjetas. Puedes establecer canales de comunicación definidos donde los empleados puedan realizar consultas o plantear inquietudes relacionadas con el uso de las tarjetas.
¿Qué otros recursos puedes aprovechar para controlar el uso de las tarjetas corporativas?
En definitiva, controlar el uso de las tarjetas corporativas es esencial para proteger la información de la empresa y evitar gastos excesivos. Su uso puede ser muy útil siempre y cuando se implementen controles adecuados y se fomente una cultura de responsabilidad y transparencia para evitar malversaciones.
Además, es recomendable utilizar herramientas de gestión y control de gastos que permitan automatizar la categorización de las transacciones realizadas con las tarjetas corporativas, y que ofrezcan análisis detallados sobre el uso de las mismas.
La comprobación de gastos de manera simple, la disminución de horas de trabajo manual consolidando información financiera, el ahorro de comisiones sorpresivas por fondear tarjetas de viáticos y las garantías en materia de seguridad, son otras de las prioridades en la operación de las empresas que deben contar con una solución competente.
Clara ofrece una plataforma de control de gastos simple y eficiente, que incluye una aplicación móvil para permitir la administración de gastos en tiempo real. A través de ella puedes tener visibilidad de todo el flujo financiero de la empresa, pues al estar las tarjetas conectadas con nuestra plataforma de control de gastos corporativos, tendrás toda tu información en una sola fuente de inteligencia de datos, brindándote mayor control de los movimientos.