Por que o controle de despesas é importante para as empresas?

A resposta é simples: sem controle de despesas, não há gestão financeira de qualidade. Dessa forma, a competitividade da empresa cai, assim como a resistência a cenários de crises.

Além disso, um monitoramento ineficaz, que não registre todas as saídas, pode ser utilizado para produzir um planejamento futuro com base em informações incorretas ou incompletas, o que compromete a capacidade de ajustar processos em busca de eficiência.

De outro lado, quando cada setor conhece detalhadamente suas próprias despesas, e estas informações são centralizadas num único local de acesso, o setor financeiro consegue visualizar com mas clareza as reais condições da companhia. E, assim, identificar gargalos e buscar soluções.

Índice

1. O que é o controle de despesas empresariais?
2. Qual é a importância em administrar as despesas corporativas?
3. Vantagens de controlar as despesas corporativas
4. 5 dicas para ter total controle de despesas na sua empresa
5. Como a tecnologia pode te ajudar a controlar custos e despesas?

1. O que é o controle de despesas empresariais?

O controlo de despesas diz respeito ao processo de gestão, acompanhamento e regulamentação das despesas de uma pessoa ou organização, a fim de maximizar a eficiência e minimizar o desperdício.

Quem são os responsáveis por ele?

O departamento financeiro ou de contabilidade tem a responsabilidade de acompanhar e relatar as despesas reais em relação ao orçamento, e de analisar e rever os padrões de despesa para identificar áreas de redução de custos. Podem também são responsáveis pela definição e aplicação de políticas e processos de gestão de despesas e pela implementação de sistemas e ferramentas para ajudar a supervisionar as despesas.

Independentemente de quem é diretamente responsável pelo controle das despesas, trata-se muitas vezes de um esforço de equipe que envolve a contribuição e colaboração de diferentes departamentos e níveis da organização.

Quais são as despesas de uma empresa?

As despesas de uma empresa podem ser categorizadas de muitas maneiras, mas algumas das categorias mais comuns incluem:

• Custo dos bens vendidos (COGS). Inclui os custos diretos de produção e venda de um produto, tais como matérias-primas, mão-de-obra, e despesas gerais de fabricação.
  
  
• Despesas de operação. Estes são os custos indiretos de gestão do negócio, tais como aluguel, serviços públicos, marketing e publicidade, e salários administrativos.
  
  
• Depreciação e amortização. Refere-se à diminuição do valor dos bens a longo prazo, tais como edifícios e equipamentos, ao longo do tempo.
  
  
• Despesas de juros. Isto inclui o custo do crédito, tais como juros de empréstimo e juros de cartão de crédito.
  
  
• Taxas. Isto inclui impostos federais, estaduais e locais, bem como os impostos sobre a folha de pagamentos.
  
  
• Despesas de viagens e entretenimento. Os custos de viagens de negócios, tais como passagem aérea, estadias em hotéis, refeições, e outras despesas de entretenimento.
  
  
• Despesas de património. São despesas efetuadas para adquirir bens a longo prazo, tais como edifícios, maquinaria, e equipamento.
  
  
• Despesas de pesquisa e desenvolvimento. Incluem os custos de pesquisa e desenvolvimento de novos produtos ou serviços.

2. Qual é a importância em administrar as despesas corporativas?

Toda empresa deseja crescer de forma sustentável no mercado em que atua. Um objetivo que pode ser alcançado com estratégia e controle de despesas corporativas.

Sem uma boa visão e um bom gerenciamento, a empresa perde oportunidades e acaba investindo em gastos desnecessários para o negócio. Logo, é relevante que o reconhecimento pleno das despesas corporativas garante um caminho ágil e sustentável para os objetivos reais.

3.Vantagens de administrar as despesas corporativas

Acompanhamento em tempo real

Quando todas as despesas são lançadas em uma única plataforma em nuvem, com diferentes níveis de acesso de acordo com a necessidade e grau hierárquico, o setor financeiro não precisa mais esperar o fechamento do mês para identificar custos inesperados

Reconhecimento de todos os gastos

Administrar as despesas corporativas garantem a visão total dos gastos. Com isso, fica mais seguro para definir prioridades e potenciais riscos. Atualmente, algumas plataformas de gestão facilitam com a entrega uma visão única para identificar gastos duplicados ou invisíveis, isso proporciona uma boa redução de custos.

Fim dos reembolsos

O uso de cartões de crédito corporativos atrelados a plataformas digitais elimina o processo de reembolso para profissionais que, muitas vezes, precisaram utilizar recursos próprios para exercer suas atividades profissionais. Com isso, o próprio ambiente organizacional melhora.

Controle do orçamento

Ao monitorar as despesas reais em relação ao orçamento, você pode melhorar o planejamento financeiro e garantir que os recursos sejam usados com maior assertividade. Além disso, facilitar a tomada de decisões ao identificar oportunidades de economia e melhorar a eficiência financeira.

Menos erros com o financeiro

Uma boa administração das despesas corporativas garante que o time financeiro ganhe agilidade e autonomia. Dessa forma, menos erros são cometidos e mais segurança nos detalhes. Através de uma plataforma de gestão de despesas integrada com cartões de crédito corporativos, a rotina do time financeiro pode melhorar ainda mais, pois cada visualização dos gastos é apresentada de forma detalhada e condizente.

Fim dos processos manuais

Quando o controle de despesas é feito manualmente, ele está mais sujeito a erros. Não é simples identificar falhas no monitoramento de despesas. Com um sistema automatizado e integrado, elas se tornam menos frequentes – e também, mais simples de se monitorar.

Assertividade nas ações

No lugar das notas fiscais checadas manualmente, lançadas em planilhas diferentes e muitas vezes sem conexão entre si, entra um sistema automatizado que reduz o tempo despendido com funções manuais. Com a vinculação automática de faturas, sua gestão financeira ganha agilidade, inclusive do ponto de vista das demais equipes.

Investir em administrar as despesas corporativas entrega um novo olhar, ainda mais quando pensamos na automação financeira. A empresa que foca na evolução ganha praticidade e agilidade em seu dia a dia de forma natural e eficaz.

A automação financeira entrega dinâmica nos processos financeiros, pois proporciona o controle dos gastos em um único lugar na plataforma de gestão de despesas corporativas, a empresa abandona o manual e reduz o tempo exagerado que gastaria para analisar cada um de seus gastos.

Tendo um bom controle de gastos você evita situações que podem afetar sua empresa, como:

Fraudes

Sem controle não existe cuidado para definir como o orçamento da empresa está sendo utilizado, isso implica em gastos desnecessários e possíveis fraudes.

Falta de comunicação entre as áreas

A falta de comunicação é um dos pontos que mais estabelece desvantagens. Sem a interação com as outras áreas para compreensão das despesas corporativas, muitos funcionários se perdem ao enviar e analisar os gastos realizados.

Dificuldade na conciliação bancária

Sem um bom controle de gastos para empresas, a organização fecha os olhos para novas oportunidades, especialmente ligadas à automação financeira. Isso prejudica a agilidade e transparência na melhoria do reconhecimento dos gastos corporativos.

Ausência de controle

Uma empresa que não administra as despesas corporativas não possui controle dos gastos financeiros, consequentemente não compreende o caminho que o negócio precisa alcançar, desconhecendo boas oportunidades.

4. 5 dicas para ter total controle de despesas na sua empresa

Os gastos de uma empresa variam de acordo com o tipo de negócio. Ter um controle saudável e prático depende exclusivamente da gestão financeira realizada, muitas vezes, pelo setor financeiro da empresa.

Defina metas

Observe o momento atual da sua empresa e onde ela pretende chegar, crie metas e separe quais gastos a empresa precisa realizar para alcançar seu destino. Ao criar um plano como este, define sabiamente a estabilidade econômica que deve manter em suas despesas corporativas.

Identifique gastos

Reconhecer o caminho do dinheiro corporativo é essencial, pois são poucas as empresas que possuem essa preocupação. Monitorar cada gasto realizado ajuda a definir os gastos fixos e variáveis, além de evitar custos desnecessários e prejudiciais para o negócio.

Automatize os comprovantes

Manter os recibos e notas fiscais é necessário para controlar os gastos, mas que também é uma obrigação legal do negócio. Entretanto, muitas empresas ainda imputam esses documentos de forma manual e atrasada, desconhecendo que atualmente existem maneiras mais práticas e dinâmicas, como a automação digital.

Novas ferramentas digitais, como a da Clara, ajudam ainda mais a empresa a atribuir cada nota fiscal e comprovante rapidamente, o que no final do ano facilita a declaração do imposto de renda.

Separe gastos pessoais dos gastos corporativos

Os gastos corporativos precisam ser separados dos pessoais, isso é essencial para o setor financeiro não se atrapalhar no controle das despesas. Por isso, os cartões de crédito corporativos funcionam como uma ferramenta exclusiva e facilitadora no reconhecimento dos gastos. Uma empresa que investe em soluções para seus colaboradores está focada no futuro.

Utilize uma ferramenta de controle de despesas

Controlar as despesas em um papel ou diversos arquivos de Excel não é nada prático. Atualmente, existem diversas ferramentas que atribuem detalhes preciosos no controle de gastos de maneira ágil e transparente.

5. Como a tecnologia pode te ajudar a controlar as despesas?

Uma palavra-chave quando se trata de controle de despesas é: integração. Por definição, os gastos realizados em nome de uma empresa são dispersos por diferentes times e colaboradores.

Incluem desde investimentos mensais em campanhas de marketing digital e manutenção de sites corporativos até contas de água, luz e internet, passando pela manutenção e equipamentos de informática e despesas realizadas fora do escritório, com abastecimento de veículos, pagamentos de contas em restaurantes ou compra de passagens aéreas.

Com a migração de parte da força de trabalho para a rotina híbrida, a gestão desta rotina de gastos se torna ainda mais complexa, na medida em que gerou novas demandas descentralizadas e realizadas longe do dia a dia operacional dos escritórios corporativos.

Por isso mesmo, a digitalização das finanças é uma ação atual, com a origem das fintechs que implementaram um novo olhar para com os usuários, pessoas físicas ou jurídicas.

Nesse sentido, as finanças digitais proporcionam rapidez e se tornam essenciais para que as empresas consigam tomar as melhores decisões. Entretanto, muitos negócios ainda questionam se o investimento em modernização é recompensador.

Além disso, as finanças digitais conquistaram diversas empresas por apresentar soluções no controle dos gastos com informações precisas, prevenindo da melhor maneira riscos a fraudes, perdas e ausência de dados.

Algumas plataformas de controle financeiro empresarial ainda permitem que o time financeiro consiga definir gastos recorrentes separados por área ou time. Desta maneira consegue definir quais são gastos essenciais e quais podem ser prejudiciais para que o negócio avance em seu crescimento.

Mais assertividade no controle de despesas

Muitas empresas ainda fazem o uso de notas ou recibos de suas áreas ou colaboradores para que justifiquem seus gastos, esse processo para o time financeiro é cansativo e estressante. Com as finanças digitais, todos os dados estão apenas em único lugar, ou seja, são apresentados de maneira natural na plataforma de gestão.

O time financeiro não precisa solicitar mais notas ou recibos e consegue visualizar com transparência todos os gastos de forma simple e quando precisar. Esse controle ainda pode ser acessado de qualquer dispositivo.

Diminuição dos custos

A transformação digital permite avanços recompensadores. Como as finanças agora vivem no ambiente digital, os cartões de crédito corporativos para as empresas se tornaram uma ferramenta extraordinária.

Com a automação digital é possível reconhecer os gastos de cada cartão corporativo de uma área, time ou colaborador, pois são integrados totalmente com a plataforma de gestão de despesas.

Algumas plataformas ainda permitem que o time financeiro consiga estabelecer limites para cada perfil da empresa com autenticidade. O resultado é que a empresa consegue evitar gastos extrapolados porque controla os limites com total liberdade e atenção.

Segurança

Um dos benefícios mais relevantes. Nos mecanismos de controle mais antigos, o compartilhamento de arquivos abre brechas para o acesso não autorizado a informações sensíveis. O uso da nuvem permite projetar o controle das finanças para um ambiente muito mais seguro, e que pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo.

Por isso mesmo, com as finanças digitais, as empresas conseguem armazenar os dados em servidores de nuvem, logo não ficam à mercê de papéis (notas fiscais ou recibos) ou planilhas.

Mesmo com problemas técnicos que podem acontecer nos computadores, o time financeiro ainda consegue puxar os dados com apenas alguns cliques de outros dispositivos, seja smartphone ou tablets.

Escolha a Clara

Sendo assim, a Clara contribui para a eficiência do controle de despesas das seguintes formas:

• Automatização de processos: tenha um melhor controle, personalização e automatização das suas finanças. Com simplicidade e poucos cliques é fácil visualizar as despesas em um único lugar, tendo assim, uma visão mais clara e abrangente da saúde financeira do seu negócio.

• Armazenamento seguro de dados: nossa plataforma de controle de despesas e cartões de crédito empresariais possuem os mais altos padrões de segurança do mercado, de modo a evitar usos indesejados.

• Análise de dados avançada: todas as transações realizadas na nossa plataforma são codificadas, o que assegura que ninguém poderá fazer mau uso delas. Nenhuma informação sensível relacionada aos seus cartões como PIN, código de segurança ou os 16 dígitos do seu cartão ficam guardadas conosco.

• Facilitação de pagamentos eletrônicos: tanto a plataforma de controle de despesas quanto os cartões de crédito empresariais possuem os mais altos padrões de segurança do mercado, uma vez que todos os cartões Clara, seja Virtual, White ou Black, foram projetados com os mais altos padrões de segurança de TI. 

• Monitoramento em tempo real: com uma plataforma de gerenciamento de gastos você terá toda sua informação em uma única fonte de inteligência de dados, dando-lhe maior controle de transações e análise em tempo real. 

Na Clara tentamos sempre te apoiar, garantindo que todas as operações que você realiza conosco sejam o mais transparente e eficiente possível.