Calculadora de viáticos

¿Qué son viáticos?

Los viáticos incluyen todos los gastos incurridos durante un viaje de negocios. Incluyen los gastos de transporte, alojamiento, comidas y otros gastos imprevistos. Un conocimiento detallado de estos gastos permite a las empresas presupuestar con precisión y reembolsar adecuadamente a sus empleados, garantizando la transparencia y el control financiero.

Las principales categorías de gastos de viajes de empresa son:

1. Transporte:  Incluye billetes de avión, tren, alquiler de coches, taxis y otros medios de transporte utilizados durante el viaje.

2. Alojamiento: Gastos de alojamiento en hoteles, alquileres temporales y otras formas de alojamiento.

3. Comida: Gastos de comidas, incluyendo desayuno, comida, cena y cualquier tentempié.

4. Transporte local: Gastos de desplazamiento dentro del destino, como el uso de taxis, servicios de transporte basados en aplicaciones, transporte público y alquiler de coches.

5. Gastos de inscripción y participación: Gastos de inscripción en conferencias, seminarios, formaciones y otros eventos profesionales.

6. Otros Gastos Incidentales: Incluyen gastos menores, como lavandería, llamadas telefónicas, propinas y otros pequeños gastos que puedan ocurrir durante el viaje.

Cómo calcular los viáticos

Para calcular correctamente los gastos de los viajes de empresa, hay que tener en cuenta todos los aspectos del viaje. Esto incluye establecer un presupuesto por adelantado, teniendo en cuenta los billetes de avión, el alojamiento, las comidas y el transporte local. Las empresas pueden utilizar herramientas y programas de gestión de gastos para facilitar este proceso y asegurarse de que todos los gastos se registran y analizan correctamente.

El proceso de cálculo puede dividirse en varias etapas:

1. Planificación previa: Definir el propósito del viaje, los destinos y la duración. Esto ayuda a calcular las necesidades y los costos asociados.

2. Investigación de costos: Investigar los precios de los billetes de avión, hoteles, comidas y otros costos relacionados con el destino. Las herramientas online pueden ser útiles para comparar precios y encontrar las mejores ofertas.

3. Presupuesto detallado: Elabora un presupuesto que incluya todas las categorías de gastos. Esto debe hacerse en función de la política de viajes de la empresa y de las necesidades específicas del viaje.

4. Control y registro: Mientras se viaja, es esencial registrar todos los gastos con precisión. El uso de aplicaciones de gestión de gastos puede facilitar el seguimiento y la categorización de los gastos.

5. Análisis posterior al viaje: Tras regresar a casa, compara el gasto real con el presupuesto previsto. Esto ayuda a identificar variaciones y ajustar futuros presupuestos.

Cómo contabilizar los gastos de viaje

El reembolso de los gastos de viaje es un proceso mediante el cual la empresa reembolsa los gastos en que incurren los empleados durante los viajes de trabajo. Para ello, es esencial establecer una política de reembolso clara, que defina qué gastos son subvencionables, los procedimientos para solicitar el reembolso y los plazos de pago. Esto ayuda a mantener la transparencia y evitar conflictos.

Los pasos para un proceso de devolución eficaz incluyen:

1. Política de reembolso: Elabora una política detallada que describa los gastos reembolsables, los límites de gasto y los procedimientos de solicitud.

2. Documentación: Exige a los empleados que conserven todos los recibos y justificantes de gastos. Esto es crucial para verificar y aprobar el reembolso.

3. Formulario de reembolso: Proporciona formularios específicos donde los empleados puedan enumerar todos los gastos realizados, adjuntando los recibos correspondientes.

4. Aprobación: Establece un proceso de revisión y aprobación para garantizar que todos los gastos se ajusten a la política de la empresa.

5. Pago: fija plazos claros para la tramitación y el pago de los reembolsos. Esto ayuda a mantener la motivación y la satisfacción de los empleados.

¿En qué consisten los gastos de viaje?

Los viáticos pueden incluir una variedad de gastos, como:

- Billetes de avión o tierra

- Alojamiento en hoteles

- Comidas

- Transporte local (taxis, alquiler de coches, transporte público)

- Gastos de conferencias o eventos

- Otros gastos imprevistos (por ejemplo, lavandería, llamadas telefónicas)

Cada empresa puede tener su propia política que defina con precisión qué se puede reembolsar y qué límites se permiten para cada categoría de gastos.

Es importante que los empleados estén bien informados de lo que se considera un gasto de viaje reembolsable para evitar confusiones y garantizar que todos los gastos se documentan y aprueban correctamente. La claridad en la comunicación y la documentación es esencial para un proceso de reembolso fluido y eficaz.

Cómo declarar el reembolso de gastos de viaje

Para declarar el reembolso de los viáticos, los empleados deben presentar recibos y justificantes detallados de los gastos. Además, la empresa debe facilitar formularios específicos para la declaración, donde los empleados detallen cada gasto, justificando la necesidad y el importe gastado. Este proceso debe ser claro y sencillo para evitar errores y retrasos.

La declaración de reembolso debe seguir algunas pautas importantes:

1. Recoge los recibos: Guarda todos los recibos de los gastos en los que hayas incurrido durante el viaje.

2. Completar el formulario: Completar el formulario de reembolso facilitado por la empresa, detallando cada gasto y adjuntando los recibos.

3. Presentación: Enviar el formulario completado y los recibos al departamento financiero o de recursos humanos dentro del plazo establecido.

4. Revisión y aprobación: El departamento responsable revisa los documentos, comprueba el cumplimiento de la política de la empresa y aprueba el reembolso.

5. Pago: El pago del reembolso se procesa y se transfiere al empleado.

¿Qué se considera viaje de empresa?

Los viajes de empresa incluyen cualquier desplazamiento de negocios, como visitas a clientes, participación en conferencias, inspecciones técnicas y reuniones fuera de la sede de la empresa. Estos viajes se planifican para cumplir objetivos específicos de la empresa y suelen estar asociados a metas empresariales, como cerrar contratos, establecer contactos o adquirir conocimientos especializados.

Los viajes de empresa son esenciales para el crecimiento y la expansión de los negocios. Permiten a las empresas explorar nuevos mercados, fortalecer las relaciones con los clientes existentes y desarrollar asociaciones estratégicas. Además, asistir a conferencias y eventos del sector puede proporcionar valiosos conocimientos y oportunidades de aprendizaje que son cruciales para la innovación y la competitividad.

¿Cómo reducir los gastos en viáticos?

Reducir los gastos en viáticos es una prioridad para muchas empresas. Algunas estrategias eficaces son

- Planificar los viajes con antelación para aprovechar las tarifas promocionales.

- Utilizar herramientas de gestión de viajes para supervisar y controlar los gastos.

- Aplicar políticas de viáticos claras que establezcan límites de gasto.

- Negociar tarifas corporativas con los proveedores de servicios de viajes

- Fomentar el uso de videoconferencias cuando sea posible, para reducir la necesidad de viajar.

Aplicando estas prácticas, las empresas pueden optimizar sus gastos en viáticos, garantizando que los recursos se utilicen de forma eficiente y en consonancia con los objetivos de la organización.

Cómo Clara te ayuda a controlar los gastos en viáticos

Clara ofrece una solución eficaz para gestionar los gastos en viáticos, mejorando el proceso de reembolso:

- Tarjetas Virtuales: Creación instantánea con límites de gasto y validez.

- Control de Gastos: Bloqueo de gastos indebidos y cumplimiento de las políticas de la empresa.

- Pagos internacionales: Aceptación global con Mastercard.

- Proceso de reembolso: Adjuntar recibos a través de la app y simplificar el control financiero.

- Ventajas adicionales: Acceso a salas VIP y seguro de viaje.

Estas funcionalidades hacen que el control de gastos y el reembolso sean más eficientes y transparentes.