Autonomia e agilidade na gestão financeira com cartões corporativos

Toda empresa está de olho nas ferramentas que potencializam os negócios - minimizar a burocracia, automatizar procedimentos, reduzir custos. No setor financeiro não é diferente: o número de tarefas se acumula entre a análise de gastos mensais, o controle de despesas, os cálculos de reembolso para funcionários, a gestão dos cartões corporativos e mais uma lista infinita de ações que demandam o gestor.

Estes processos estão em constante evolução - e o mercado oferece novidades que podem realmente potencializar a sua gestão financeira.

Outro bom motivo para uma empresa considerar o uso de cartões PJ, especialmente buscando um tipo de proposta onde é possível emitir cartões para vários colaboradores, é o fato de o profissional se sentir valorizado pelo fato de receber esta autonomia na hora de efetuar seus pagamentos relacionados ao negócio.

Indice

1. Qual a melhor solução de cartão de crédito empresarial?
2. Como fazer o controle dos cartões corporativos?
3. Qual deve ser o limite de um cartão PJ?
4. Regras para uso do cartão corporativo
5. Cartão de crédito empresarial x controle de despesas: ferramentas para gestão
6. Redução de custos a partir do uso do cartão corporativo
7. Gestão financeira a partir do uso de cartão de crédito PJ

>>Você pode estar interessado em: Por que sua empresa precisa de um cartão de crédito corporativo?<<

1. Qual a melhor solução de cartão de crédito empresarial?

Mais do que um formato para disponibilizar recursos, os cartões de crédito corporativos são um instrumento de gestão financeira para as empresas.

Quando bem utilizados e geridos em conjunto com um sistema de controle de despesas, permitem a simplificação da gestão de reembolsos. Mais do que isso: com o avanço da cultura de utilização do cartão de crédito empresarial antiga proposta de reembolsar valores pode ser completamente eliminada no seu negócio.

A principal intenção desse recurso é oferecer formas de autonomia para os colaboradores, sem necessidade de que apenas um gestor tenha ferramentas para realizar pagamentos, mas ao mesmo tempo manter o controle de custos conforme as expectativas e necessidades da empresa.

É por isso que quando o gestor vai em busca de uma proposta de cartões corporativos, deve alinhar também a forma de controle desse recurso. A ideia também é poder oferecer aos colaboradores tanto cartões físicos quanto sua versão virtual: cada dia é mais comum a utilização desse modelo, especialmente quando as transações são online. O formato permite que se crie um cartão específico para uma compra determinada - o que inibe a possibilidade de utilização desses dados em qualquer atividade escusa.

>>Você pode estar interessado em: Como a sua empresa pode solicitar um cartão de crédito corporativo?<<

2. Como fazer o controle dos cartões corporativos?

As soluções mais tecnológicas são as mais procuradas, uma vez que oferecem um controle que não acontece somente uma vez a cada mês ou apenas no encerramento do ciclo dos cartões: o acesso da gestão é online, e é possível identificar qualquer dificuldade na mesma hora em que a despesa está sendo realizada. E melhor ainda: com um bom sistema de gestão dos cartões corporativos é possível alterar limites de cada colaborador no momento em que for necessário.

A autonomia que se ganha ao contratar um modelo de cartões corporativos atrelado a uma plataforma de controle, que permite alterar os limites, emitir novos cartões virtuais, solicitar cartões convencionais e ainda manter total atenção ao controle de custos é um diferencial importante.

Buscar um aplicativo para gestão financeira pode ser interessante, mas uma solução mais robusta contempla mais aspectos do que geralmente é possível identificar nas plataformas gratuitas. Estando alinhado ao sistema de gestão de despesas corporativas, o controle dos cartões faz muito mais sentido. Mesmo despesas pequenas, como pequenas compras de insumos ou custas de almoços com clientes, estarão dentro da visão do gestor - o que permite reduzir significativamente a necessidade de reembolsos.

>>Você pode estar interessado em: Como criar e usar cartões de crédito virtuais em uma empresa ou organização?<<

3. Qual deve ser o limite de um cartão PJ?

O limite do cartão de crédito corporativo deve ser definido na política da empresa, especialmente considerando diferentes tetos para diferentes colaboradores. Os gestores que atuam com compras, por exemplo, poderão receber limites mais altos do que aqueles que atuam em setores internos, administrativos, e que não estão à frente de gastos específicos da empresa.

O interessante é que as soluções de cartão corporativo evoluíram de tal forma que mesmo aquele colaborador que não está envolvido nos processos de maior volume de transações financeiras podem, e devem, receber um cartão corporativo. O limite de cada um será diferente. 

4. Regras para uso do cartão corporativo

Quem faz gestão financeira sabe que não é possível liberar cartões de crédito corporativos para os colaboradores sem uma política específica de quais custos podem ser arcados pelo negócio e quais não.

A vantagem de poder ofertar cartão de crédito corporativo para quantos funcionários achar necessário é que há um sentimento de valorização por parte do colaborador, que mesmo conhecendo as limitações do uso do instrumento sente que a empresa deposita confiança nele.

Entre as principais regras, podemos citar a adaptação da Política de Reembolso já praticada pelo negócio para as regras de utilização do cartão - uma vez que, conforme já comentamos, a grande maioria das despesas não precisará de reembolso porque poderá ser feita diretamente utilizando o cartão corporativo.

As definições clássicas das empresas a este respeito estão no escopo de qual o horário de utilização, em que tipo de circunstâncias o colaborador pode cobrir o custo com o valor pago pela empresa, e mesmo quais tipos de compras são proibidas neste instrumento. 

>>Você pode estar interessado em: Cartão de crédito corporativo: Quais são os critérios essenciais na hora de escolher?<<

5. Cartão de crédito empresarial x controle de despesas: ferramentas para gestão

Conforme já comentamos, o controle de despesas fica bem mais simples quando se utiliza cartões corporativos - especialmente quando a maior parte do time que precisa realizar despesas pagas pela empresa tem acesso a esse instrumento.

• A existência de uma política de reembolso de despesas ainda é muito comum: o colaborador arca com os valores do próprio bolso, solicita nota fiscal, entrega o documento para a empresa e recebe quando o setor financeiro processa essa documentação.
• Mas olhe bem para o tamanho desse procedimento: diversas pessoas da empresa estarão envolvidas em fazer com que um valor que saiu da conta pessoal do funcionário apareça lá novamente. É, basicamente é disso que se trata, não é mesmo?
• Por outro lado, e se o colaborador puder utilizar o recurso da própria empresa - sem necessidade de todos esses atravessamentos?: É disso que estamos falando quando a opção é pelo cartão de crédito corporativo. O funcionário realiza as despesas diretamente com os valores definidos para sua área, de acordo com a política definida.
• E para controlar esses custos, apenas um gestor é suficiente: ele poderá receber os dados online dos pagamentos efetuados pela equipe, e o controle está feito. Para as compras realizadas de acordo com o previsto na política da empresa, nenhum procedimento será necessário depois dessa etapa: chega de reembolso.

Como uma vantagem adicional na controle financeiro empresarial, a plataforma que gere os cartões corporativos pode ser integrada ao sistema próprio do seu negócio, o que permite a migração automática de dados - e quando você percebe os relatórios já estão prontos. Esse é o tipo de automatização que você precisa para manter a atenção dos profissionais com foco em pensar o negócio, e não utilizar um time altamente capacitado para conferir processos que precisam ser constantemente verificados porque estão muito sujeitos a erros.

6. Redução de custos a partir do uso do cartão corporativo

Embora possa parecer o contrário, que a utilização de cartões corporativos impacta no aumento de custos para o negócio, a realidade pode ser bem outra. Isso porque quanto melhor a gestão mais é possível garantir que a política de utilização de recursos da empresa (o que seria uma antiga política de reembolso de despesas) está sendo cumprida.

Ora, veja só: onde é mais simples verificar se um colaborador está realizando os gastos corporativos conforme deveria? Em milhares de notas fiscais entregues a título de reembolso ou em um único documento, online, contendo todos os gastos por funcionário?

Obviamente, o modelo de controle por fatura de cada cartão é mais prático.

>>Você pode estar interessado em: 5 ferramentas de gestão financeira que servem para gerir melhor as despesas<<

7. Gestão financeira a partir do uso de cartão de crédito PJ

Para além da questão de se está sendo cumprida a política de gastos ou não, o controle neste formato ainda permite a tomada de decisões - tão crucial para qualquer gestor.

Durante a análise dos relatórios do sistema de gestão dos cartões, é possível identificar se os custos com materiais de escritório somam um valor maior do que se pretende, por exemplo. Com essa análise, o gestor pode identificar estas saídas de recurso e corrigir o processo, alertando a equipe sobre a redução de despesas que se espera dela.

A facilidade de comunicação com os colaboradores quando o gestor realmente dispõe de ferramentas de controle adequadas é muito maior: mostrar os dados obtidos na administração dos cartões corporativos é um dos melhores recursos para ilustrar as ações que são esperadas dos funcionários.

Ao contratar um cartão de crédito empreasrial na Lara, seja o Lara Virtual, Lara Business ou Lara Business Black, você garante maior controle e flexibilidade para toda a sua equipe com limites personalizados. Além disso, todas as suas informações estão em uma única fonte de inteligência de dados, que permite ter maior controle dos movimentos e analisá-los em tempo real.

Na Lara tentamos sempre te apoiar, garantindo que todas as operações que você realiza conosco sejam o mais transparente e eficiente possível.