Como usar seu cartão de crédito empresarial de forma inteligente

Em nosso blog, você já teve a oportunidade de acompanhar o quão benéfica pode ser a aquisição de cartões de crédito empresariais para o seu negócio, como os oferecidos pela Clara.

Esses cartões corporativos proporcionam uma série de vantagens, como a centralização de despesas, maior facilidade na gestão de reembolsos e no planejamento orçamentário. Mas você sabia que, aliado a essa ferramenta, é necessário estabelecer uma política de utilização dos cartões de crédito empresariais para a sua equipe?

Isso se deve ao fato de que, apesar de ser um instrumento relativamente simples, um cartão de crédito empresarial é altamente poderoso e, se utilizado de forma irresponsável, pode gerar prejuízos imensuráveis para a empresa. 

Exatamente por esse motivo, nós, da Clara, elaboramos um guia completo com dicas e algumas normas que você deve impor aos seus funcionários para que eles utilizem o cartão de crédito empresarial de forma responsável e saudável, não prejudicando o setor financeiro da instituição.

Para que serve uma política de uso dos cartões de crédito empresariais?

Basicamente, esse tipo de política serve para que você consiga controlar os gastos empresariais, tendo uma visão mais ampla sobre eles e mantendo assim a saúde financeira do seu negócio. Geralmente, ela é disposta em um documento no qual são definidas todas as regras para a utilização dos cartões de crédito empresariais. É fundamental que esse documento seja acessível para todos os colaboradores, podendo ser consultado com facilidade a qualquer momento.

Uma política de uso para cartões de crédito empresariais também auxilia na identificação de fraudes, inibindo esse tipo de ação criminosa dentro da empresa. Além disso, qualquer tipo de desrespeito às normas pré-definidas pode se caracterizar como ato de improbidade administrativa, o que em casos mais graves gera até mesmo uma demissão por justa causa.

O mau uso desse tipo de cartão também pode manchar a imagem do seu negócio, fazendo com que ele perca espaço e visibilidade no mercado.

Quais regras devo implementar para que meus funcionários utilizem o cartão de crédito empresarial de maneira saudável?

1. Definir quais colaboradores

A primeira regra, se assim podemos dizer, é a definição de quais colaboradores poderão utilizar o Clara cartão de crédito empresarial. Trata-se de uma questão relativa, e cabe a você definir quais funcionários e gestores terão direito ao cartão.

Ainda que seja interessante que todos que precisarem tenham o seu próprio cartão, num primeiro momento o compartilhamento pode não ser o ideal, justamente para que você consiga analisar os gastos de cada um dos funcionários de forma individual.

Você também pode solicitar que a parcela da sua equipe que contar com o cartão de crédito empresarial assine um termo de responsabilidade de uso, visando garantir que eles estão cientes de todas as regras estipuladas e saibam que estão sujeitos a punições em caso de descumprimento. 

2.  Estabelecer limite de gastos e classificar as despesas que podem ser pagas com o cartão de crédito corporativo 

Depois de definir quais dos seus funcionários terão acesso ao cartão de crédito empresarial, é essencial estabelecer com quais despesas ele poderá ser utilizado.

Como já citamos em outros artigos aqui do blog, é bastante comum que ele seja aproveitado para pagar:

Mas é preciso ter noção que as despesas empresariais podem variar de acordo com o departamento. Portanto, você deve estabelecer uma divisão proporcional de gastos por departamento.

É preciso deixar as regras estabelecidas bem claras para todos os funcionários, evitando qualquer tipo de problema posterior. Nesse documento também é preciso deixar bem claro quais despesas não são permitidas.

Note que, apesar desta predefinição, podem acontecer despesas extraordinárias, ou seja, aquelas que aparecem de forma eventual e não estão previstas no planejamento orçamentário. Nesse caso, deixe a questão bem clara na sua política, destacando como o colaborador deve proceder.

Uma vez que as despesas corporativas que podem ser pagas com o cartão de crédito são definidas, é fundamental indicar qual será o limite de gastos para elas. Você pode definir esse limite por setor ou até mesmo por colaborador do seu negócio. Geralmente ele varia de cargo para cargo, sendo definido de acordo com a realidade financeira da sua empresa e função de cada um dos seus funcionários.

3.  Determine o processo para a prestação de contas e estipule uma política para saques

Outro fator importante é determinar o processo para prestação de contas. Isso se deve ao fato de que a fatura não especifica se as normas criadas para a utilização do cartão de crédito empresarial estão sendo realmente respeitadas. Isso se deve ao pouco detalhamento de gastos existente nela.

Logo, é interessante que todos os gastos realizados com o cartão de crédito empresarial sejam justificados. Geralmente isso acontece com a apresentação de documentos fiscais.

Entretanto, aqui na Clara, as coisas são diferentes. Isso se deve ao fato de que disponibilizamos uma plataforma de gestão financeira para nossos clientes.

Sendo assim, todas as despesas e compras do seu negócio efetuadas com os cartões de crédito empresariais são lançadas diretamente no armazenamento em nuvem desse software. Desse modo, sem qualquer tipo de esforço ou trabalho manual, você fica por dentro de todos os detalhes dos gastos de seus funcionários, contando inclusive com relatórios gerenciais detalhados, elaborados pelo próprio software, que auxiliam nas tomadas de decisão estratégicas.

Por fim, é necessário destacar a política de saques. Isso se deve ao fato de que, mais uma vez, é necessário que todas as despesas estejam na fatura e sejam justificadas.

Por isso, é recomendado que você não permita que os funcionários com cartão de crédito empresarial efetuem saques, visto que desse modo você não terá certeza se o dinheiro da empresa realmente foi gasto com alguma questão empresarial.

É ideal que todas as despesas empresariais sejam passadas no crédito, para que sejam lançadas diretamente no software de gestão financeira da Clara.

Como funciona o cartão de crédito PJ da Clara?

Solução para empresas que procuram uma gestão fácil, transparente e rápida, a Clara, além de ser uma plataforma de controle de despesas, também oferece três opções de cartões de crédito empresariais: Clara Virtual, Clara White e Clara Black. 

Todas as opções têm aceitação no Brasil e no exterior, sendo possível determinar um orçamento máximo para cada cartão, monitorar todas as transações na mesma plataforma e acessar relatórios de despesas em tempo real. 

Vamos a cada uma delas: 

Clara Virtual

Esta é uma opção indicada para compras virtuais, como softwares, ERP, e-commerce, produtos, incentivos, marketing digital, entre outros. Com aceitação para transações nacionais e internacionais, o Clara Virtual entrega maior flexibilidade para realizar transações sem perder o controle. 

Outras vantagens são:

• Parceria Mastercard: o Clara Virtual conta com suporte Mastercard, que unido a nossa infraestrutura de última geração garante aceitação internacional.
  
  
• Autonomia e controle para todo seu time: atribua cartões por equipe, defina limites de gasto por colaborador e muito mais.
  
  
• Segurança em todas as transações: seu cartão pode ser bloqueado e desbloqueado quando quiser.
  
  
• Visualização em tempo real: as transações são automaticamente atualizadas e visíveis na plataforma da Clara na Web ou no aplicativo.
  
  
• Controle para cada tipo de despesa: crie cartões especiais para cada grupo de despesa e defina os limites de gastos para cada um deles.
  
  
• Criação imediata: crie os cartões virtuais em menos de 2 minutos por meio da plataforma Clara e já comece a usar.
  
  

Clara White

Flexibilidade e time empoderado. É isso que oferece o Clara White, um cartão que permite fazer compras em estabelecimentos físicos, mantendo a visibilidade e o controle de todas as suas despesas em tempo real.

Outras vantagens são: 

• Limite de crédito personalizado: defina o quanto cada colaborador pode gastar por dia, semana ou mês.
  
  
• Pagamentos por aproximação: aproxime o cartão de crédito empresarial Clara à maquininha para efetuar seus pagamentos.
  
  
• Despesas em tempo real: tenha visibilidade de todas as transações na plataforma da Clara pela web ou aplicativo.
  
  
• Evite o uso indevido: bloqueie os cartões direto do aplicativo ou da plataforma a qualquer momento e evite usos indevidos.
  
  

Clara Black

O Clara Black é para quem gosta de exclusividade, sendo ideal para, por exemplo, executivos em viagens de negócios. É possível contar com acesso a mais de 600 salas VIP por todo mundo e atendimento personalizado 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Outras vantagens são: 

• Viaje com estilo: tenha acesso a aproximadamente 600 salas VIP em aeroportos de mais de 100 países com o programa Lounge Key.
  
  
• Proteção de bagagem: cobertura internacional de despesas devido a perda ou extravio de bagagem.
  
  
• Viva experiências únicas: Clara Black é a sua porta de entrada para experiências incríveis em todo o mundo.
  
  
• Voo atrasado: reembolso de hospedagem e gastos de viagem em caso de cancelamento ou atraso inesperados.
  
  
• Seguro para carro alugado: proteção contra colisões, roubo e vandalismo.

Escolha a Clara

Agora que você já sabe como usar seu cartão de crédito empresarial de forma inteligente, chegou o momento de entender mais a fundo tudo que a Clara pode oferecer para o seu negócio: 

• Automatização de processos: tenha um melhor controle, personalização e automatização das suas finanças. Com simplicidade e poucos cliques é fácil visualizar as despesas em um único lugar, tendo assim, uma visão mais clara e abrangente da saúde financeira do seu negócio.

• Armazenamento seguro de dados: nossa plataforma de controle de despesas e cartões de crédito empresariais possuem os mais altos padrões de segurança do mercado, de modo a evitar usos indesejados.

• Análise de dados avançada: todas as transações realizadas na nossa plataforma são codificadas, o que assegura que ninguém poderá fazer mau uso delas. Nenhuma informação sensível relacionada aos seus cartões como PIN, código de segurança ou os 16 dígitos do seu cartão ficam guardadas conosco.

• Facilitação de pagamentos eletrônicos: tanto a plataforma de controle de despesas quanto os cartões de crédito empresariais possuem os mais altos padrões de segurança do mercado, uma vez que todos os cartões Clara, seja Virtual, White ou Black, foram projetados com os mais altos padrões de segurança de TI. 

• Monitoramento em tempo real: com uma plataforma de gerenciamento de gastos você terá toda sua informação em uma única fonte de inteligência de dados, dando-lhe maior controle de transações e análise em tempo real. 

Na Clara tentamos sempre te apoiar, garantindo que todas as operações que você realiza conosco sejam o mais transparente e eficiente possível.